Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.
Rattaché au Chef du Service de la Prévention de l’Information et de la Coordination Gérontologique, vous êtes chargé :
- du secrétariat du chef du Service de l’Information et de la Coordination Gérontologique, des chefs de bureaux et du chargé de prévention
- du secrétariat du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l’Autonomie (CDCA)
- de la gestion du suivi des dossiers en instance ou sensibles à la Direction, ainsi que de dossiers particuliers
- d’assurer la liaison entre la Direction, Sous-Direction et les services
- du renfort ponctuel des secrétariats de la Direction de la Politique de l’Autonomie
- Assurer le secrétariat du chef de service, des chefs de bureau, et du chargé de prévention
- Assurer le suivi des dossiers transversaux en lien avec le chef de service, rédiger les comptes rendus de réunions
- Assurer la logistique des rencontres annuelles du schéma de l’autonomie (inscriptions, accueil…).
- Travailler avec le référent gérontologique dans la création d’outils d’information à destination des usagers (flyers, mise à jour des outils numériques).
- Instruire les dossiers de subvention dans le logiciel ASTRE en lien avec le référent financier du service
Accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la Direction et du SPICG, les orienter,
Gestion du courrier : Départ et Arrivée
- Enregistrer et assurer la transmission du courrier reçu
- Lire les parapheurs et les enregistrer. Veiller à l'application de la charte administrative. En assurer le suivi et le traitement
- Gérer matériellement les contacts du Chef de Service, programmer les rendez-vous, réunions, déplacements et accomplir les formalités s'y rapportant (téléphones, mails, réservations de salles, billets de train, hôtels…)
- Gérer l’échéancier du suivi des réponses aux élus, institutions, particuliers
- Saisir et mettre en forme des documents divers, rédiger des courriers
- Réaliser des recherches et une veille documentaire du Chef du Service de la Prévention et de l’Information et de la Coordination, des chefs de bureau et du chargé de prévention
Procéder aux classements et archivages (informatique et papier) nécessaires de la Direction.
Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie (CDCA) :
- Assurer le secrétariat (mails, correspondances, convocations et courriers du Président, transmission de documents, photocopies – 160 membres).
- Organiser, participer aux réunions, rédiger les comptes-rendus en collaboration avec le chargé de mission
- Assurer la logistique (gestion des salles, réservation matériel, inscriptions et liste de présence à mettre à jour)
- Gérer et animer l'espace collaboratif CDCA sur l'intranet (insertion de documents, mise à jour de l’annuaire, gestion du calendrier…).
- Mettre à jour l’arrêté de composition sur instruction du chargé de mission du CDCA et le publier via
KDELIB
