Le département de la moselle recrute
Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.
Rattaché au Directeur de la Sous-Direction de l'Aide Sociale à l'Enfance, vous assurez les missions de chargé du secrétariat du Directeur et de la gestion du courrier et du suivi des échéances relatives à la Direction. Par ailleurs, vous êtes en charge du suivi des dossiers sensibles ou spécifiques. Vous assurez la coordination entre la Direction Enfance et Famille, la Direction et les autres services. Enfin, vous assurez la gestion des dossiers Ressources Humaines relatifs à la Direction et vous êtes le correspondant médical pour la médecine du travail.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la Direction, les orienter, les renseigner dans la limite de ses compétences,
- Enregistrer à l'arrivée et au départ les courriers, assurer la transmission du courrier et veiller aux échéances,
- Gérer et enregistrer les courriers d'interventions d'élus et assurer le suivi des réponses,
- Alerter sur les échéances,
- Veiller à l'application de la charte administrative,
- Garantir l'organisation des procédures administratives de la Direction en lien avec les services transversaux et la Direction,
- Pré traiter les courriers de la Direction,
- Gérer matériellement les contacts (rendez-vous, réunions, déplacements),
- Gérer le suivi des dossiers sensibles ou spécifiques,
- Dactylographier et mettre en forme les documents divers,
- Réaliser des recherches documentaires,
- Organiser le classement et archivage,
- Préparer les réunions du Directeur,
- Contribuer au pilotage et à l'animation de la ligne métier ASE,
- Gérer le planning des cadres de l'ASE en lien avec le Directeur,
Dans le cadre de KDELIB :
- Suivre les étapes budgétaires et la planification des rapports,
- Saisir et suivre les rapports présentés aux Commissions Permanentes et Réunions Trimestrielles,
- Créer, modifier et transmettre les rapports CP et RT dans KDELIB et suivre les retours,
- Créer les arrêtés dans KDELIB.
- Assurer la liaison entre les Sous-Directions et Services et veiller à la circulation de l'information,
- Assurer le rôle de référent fournitures de bureau, archivage, commande mobilier, ...
Dans le cadre de la gestion du personnel :
- Tenir un fichier nominatif des demandes de formation des agents de la SDASE,
- Participer à l'élaboration du plan de formation,
- Compléter les fiches DRH pour les remplacements, congés maladie, recrutement, ...,
- Organiser les visites médicales.
Etre le Référent de l'alerte silencieuse au niveau de la Sous-Direction.
Assurer des remplacements si besoin.
- Avoir une connaissance générale du fonctionnement et des compétences des services du Département,
- Maitriser les outils bureautiques et informatiques (WORD, EXCEL, OUTLOOK, KDELIB, SOLIS, BO, AIRS COURRIERS),
- Maîtriser les principes inhérents à la tenue d’un secrétariat de direction,
- Savoir synthétiser des informations et les retranscrire de manière claire et précise,
- Savoir rédiger un courrier sur la base de directives précises en appliquant les normes de la charte graphique,
- Savoir organiser ses activités dans les délais impartis,
- Savoir prioriser les activités en fonction de son degré d’urgence,
- Maitriser les différentes techniques de communications,
- Faire preuve de rigueur, d’autonomie et de discrétion,
- Posséder des qualités relationnelles et présenter une image positive de la Collectivité,
- Coordonner des dossiers transversaux et savoir travailler en équipe,
- Avoir une sensibilité pour le domaine de la protection de l'enfance.
Recrutement par voie contractuelle uniquement en remplacement d'un agent titulaire temporairement indisponible.
Renouvellement du contrat possible selon la durée de l'absence de l'agent.
Poste à temps complet.
Résidence administrative : 28/30 avenue André Malraux à METZ.
