SECRETAIRE EN CDD H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Rattaché au chef de service, l'agent assure des missions de secrétariat (courrier, appels téléphoniques…). Il est également amené à effectuer l’intérim des assistantes de la DRM et de la SDER et à apporter son soutien au Bureau Organisation et Prévention. Par ailleurs, il sera chargé des affaires générales, du traitement des dossiers engageant la responsabilité du Département, en lien avec le Bureau des Assurances.

Activités principales

1 / Tâches spécifiques aux missions de secrétariat :

Pour le SGBJ :

Traiter le courrier et tous les documents entrants, sur tous les volets d’activité du service
Suivre le courrier sortant : rédiger éventuelle, vérifier, mettre dans le circuit de validation, envoyer et diffuser aux services concernés
Prendre en charge et mettre à jour les courriers dans Airs Courrier
Rédiger des notes, bordereaux et courriers sur instruction du chef de service
Tenir à jour divers tableaux de suivi
Diffuser l’information dans le service

En cas d’intérim du secrétariat de Direction des Routes et de la Maintenance :

Assurer l’accueil téléphonique et physique
Organiser et tenir à jour l’agenda du Directeur, assurer la préparation des dossiers
Programmer les diverses réunions externes, internes et rendez-vous du Directeur
Préparer et mettre à jour les suivis d’affaires mensuels de la SDUT (7) et de la DRM (5)
Programmer et suivre les entretiens professionnels
Suivi des éléments et fiches préparés en vue des suivis d’affaires DPAT- PDM ou DGS ou en cas de demande des services de la Présidence
Réceptionner le courrier « arrivée » et le ventiler après visa du Directeur, enregistrement et suivi dans Airs-courriers,
Vérifier, modifier si besoin, scanner, fusionner les courriers, suivre et envoyer le courrier des UTT signé du Président
Suivre les courriers en attente de réponse (SA, courrier signalé) avec rappel éventuel dans les UTT
Assurer la relecture des parapheurs de la DRM avant visa du Directeur
Assurer le suivi des parapheurs, enregistrement, numérisation et fusion dans le tableau des parapheurs, suivi des retours.
Rédiger le courrier SDUT et DRM (lettres, notes, bordereaux de transmission, tableaux, entretiens, frais de déplacement)
Rédiger les rapports à l’Assemblée et à la Commission Permanente dans KDELIB
Programmer et préparer les documents des réunions des Chefs d’Unités
Rédiger divers documents (notes de service, comptes rendus)
Commander les fournitures de bureau des SDUT et DRM

2 / Suivi des affaires générales :

Piloter les commandes de fournitures, cachets et tampons de la DRM
Intervenir si nécessaire pour le suivi du personnel affecté à la DRM

3 / Traitement des réclamations d’usagers :

Constituer les dossiers sur la base des éléments transmis par les services de la DRM
Préparer les fiches de déclaration à destination du Bureau des Assurances et lui transmettre le dossier
Assurer le suivi de ces réclamations par UT et par type de dégâts
Réaliser un suivi particulier des dossiers relatifs aux domaines de compétence de l’UTS

4 / Assistance au Bureau Organisation et Prévention :

Constituer et tenir à jour le tableau de suivi des fiches médicales de liaison
Participer à la distribution des EPI dans les services centraux
Intervenir sur toute autre mission en tant que besoin

Profil recherché

Etre rigoureux, organisé et autonome
Posséder des qualités relationnelles et faire preuve de discrétion
Disposer de qualités rédactionnelles
Savoir respecter des échéances et gérer des délais
Maîtriser l’outil informatique

Conditions d'emploi

Poste basé à 17 Quai Paul Wiltzer 57036 METZ

Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)

Le département de la moselle recrute