ASSISTANT DE DIRECTION A METZ H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Rattaché à la Directrice du Service Social Départemental vous assurez :

l'organisation quotidienne des agendas de la Directrice, de la Directrice Adjointe et de la Conseillère Technique en Intervention Sociale
la facilitation de la coordination et des liaisons entre la Direction, les 11 Pôles de Service Social Polyvalent, le Service Social Spécialisé, le Bureau de Gestion Administrative et Financière des Dispositifs Transversaux, les autres Directions et Services au central, et les partenaires
le suivi des demandes émanant de l'interne et/ou de l'externe à la Collectivité
être force de proposition pour toute rédaction de mail, note, courrier...
la garantie du suivi des échéances et procédures
l'organisation du travail en binôme avec l'Assistante des Ressources Humaines pour assurer son remplacement lors de son absence
l'appui administratif de la Direction sur des dossiers ponctuels

Activités principales

Appui à la planification et à l'organisation de l'activité de la Directrice, son Adjointe et sa Conseillère technique en Intervention Sociale

assurer l'organisation quotidienne de leur travail, en assurant le secrétariat
gérer et planifier, de manière optimisée leur agenda
organiser la réservation de salles pour les réunions

Coordination et circulation de l'information

transmettre et collecter l'information en constituant la liaison entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
s'assurer du suivi des demandes du Cabinet, du Directeur Général des Services
s'assurer du suivi des demandes de l'Assistante du DGA concernant le recensement de points divers à évoquer lors de réunions ponctuelles et assurer le suivi des demandes du SRAT

Gestion du courrier et des relations Usagers

s'assurer du suivi des demandes émanant des usagers, des élus
harmoniser les pratiques des écrits au sein des services de la DSSD
rédiger et assurer le suivi des courriers et notes sortants, sous l'autorité du supérieur hiérarchique
contribuer à la bonne image de la Direction
garantir la qualité des documents émis par la Direction, et ceux émis par les services de la DSSD, en effectuant une relecture approfondie

Garantie du suivi du respect des échéances et de la procédure concernant les dossiers de demande de subvention

veiller à l'envoi des AR, refus, notification d'accord de subventions aux associations
veiller au suivi de la bonne instruction des dossiers (logiciel interne)
veiller au suivi de l'envoi du contrat pour signature par le Président de l'association et par le Président du Département
veiller au suivi des dossiers dans les différentes étapes

Gestion et suivi des dossiers

préparer la trame du projet
préparer la convention
déposer les éléments du rapport
gérer l'envoi de la convention pour signature
donner l'ordre de mandatement
ponctuellement, venir en appui sur des dossiers innovants

Actions collectives territoriales : en lien avec la Direction et l'Assistante en charge des Actions Collectives

recenser les projets trimestriels des Chefs de service, élaborer et établir le récapitulatif, participer à l'arbitrage des projets, informer les services des validations et/ou observations de la Direction
veiller au bon suivi de l'enveloppe annuelle budgétaire

Profil recherché

être titulaire d'un diplôme en secrétariat et/ou assistant de direction ou tout autre titre en secrétariat
avoir une expérience de minimum 2 ans en qualité d'assistant de direction et/ou secrétariat
connaître le cadre institutionnel
maîtrise de la rédaction administrative et la synthèse de documents
maîtrise de l'outil informatique, Back Office
être force de propositions, prise d'initiatives
être organiser et méthodologique
faire preuve de rigueur, de discrétion, de disponibilité et réactivité
savoir s'adapter à une charge de travail fluctuante

Conditions d'emploi

Résidence administrative à METZ
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
25 jours de congés + 23 jours RTT (+ 2 jours fractionnement, sous conditions)
Télétravail possible, selon règlementation interne. PC portable à disposition
Mise à disposition de véhicules de service pour les déplacements professionnels
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
Formation continue tout au long de la vie professionnelle
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible
Adhésion gratuite au CNAS (cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)

Le département de la moselle recrute