AGENT D'ACCUEIL H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Rattaché à la Déléguée Territoriale de Forbach Saint-Avold, vous exercez les missions suivantes :

Assurer l'accueil et l'orientation des personnes qui se présentent à la Maison du Département,
Répondre aux appels téléphoniques et fournir une premier niveau d'information,
Contrôler l'accès aux locaux,
Assurer la gestion des courriers, les réservations des ressources, le soutien auprès de divers pôles et au sein de la Délégation,
Contribuer à la continuité de service en remplaçant ponctuellement à l'accueil sur d'autres sites et dans le Bus France Services.

Activités principales

Accueil orientation :

Accueillir les personnes dès leur arrivée, prendre en compte leur demande et les diriger vers la personne ou le service approprié.
Gérer les appels téléphoniques : répondre aux appels, les filtrer, transférer les appels aux personnes concernées et prendre des messages.
Fournir des informations claires et précises aux personnes et les orienter correctement dans les locaux.

Tâches administratives :

Gérer le courrier arrivée et départ.
Enregistrer le nombre de personnes accueillies journellement et les services concernés
Assurer le suivi de la boîte courriel et de l’agenda dématérialisé de l’accueil

Logistique :

Gérer les ressources (salle, véhicules de service, badge d’autoroute…).
Gérer les stocks de fournitures, les supports documentaires papier et vidéo de l’accueil.
Contrôler l’accès aux locaux, les entrées et sorties pour assurer la sécurité des locaux.
Appliquer les plans de sécurité (sanitaire, Vigipirate…)

Transversalité :

Collaborer avec les différents services de la Maison du Département pour assurer le bon fonctionnement de l'accueil et répondre aux besoins des personnes qui se présentent et aux demandes des personnels.
Soutenir les différents services en intervenant ponctuellement et selon les besoins.

Profil recherché

Connaissance des politiques mises en œuvre et des services rendus :

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Compétence en gestion du flux des visiteurs pour minimiser les temps d’attente
Sens de l’organisation pour maintenir un espace d’accueil ordonné et fonctionnel

Maîtrise des outils informatiques :

Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et des logiciels métiers
Compétences en saisie de données et en gestion de courriers électroniques
Connaissance de base en navigation internet pour accéder aux informations nécessaires

Compétences administratives :

Aptitude à gérer les documents administratifs
Rigueur dans l’enregistrement et le suivi des informations
Capacité à assister dans des tâches administratives variées selon les besoins

Esprit d’équipe :

Capacité à collaborer efficacement avec les collègues et les autres services
Sens de la coopération et de l’entraide
Flexibilité pour s’adapter aux besoins

Présence et présentation :

Présence accueillante et attitude professionnelle en toutes circonstances
Fiabilité et ponctualité dans les horaires de travail

Conditions d'emploi

Résidence administrative du poste : Maison du Département de Saint-Avold. Interventions ponctuelles sur les autres sites du Territoire (dont la Maison du Département de FORBACH)
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
Permis B obligatoire

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle,
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA),
25 jours de congés (+ 2 jours fractionnement, sous conditions) + 23 jours de RTT,
Mise à disposition de véhicules de service pour les déplacements professionnels,
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition,
Tickets restaurant sous conditions,
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé,
Formation continue tout au long de la vie professionnelle,
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale,
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible,
Adhésion gratuite au CNAS (www.cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr).

Le département de la moselle recrute