SECRÉTAIRE A METZ H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Rattaché au chef de l’Unité Technique Territoriale de METZ-ORNE, l'agent est chargé de l'accueil et du secrétariat de l'Unité Technique Territoriale de METZ-ORNE (frappe de courriers, participation à des réunions pour établissement des comptes rendus, demande d’accès (C2S) pour nouveaux agents, signalement absence des agents…)

Activités principales

Saisir des courriers, comptes-rendus,
Assurer la gestion des agents de l'UTT : du siège, des centres d'exploitation, du centre d'entretien et de maintenance et Agents de Maintenance de Proximité et de Surveillance des Collèges (AMPSC) : environ 115 agents,
Suivre la Gestion Prévisionnelle des Emplois pour le personnel du service,
Informer les services de la DRH des absences des agents, suivre des différentes échéances, envoyer des rappels d'échéances, suivre la pose des congés,
Transmettre à la DRH les incidents de travail des agents,
Gérer et suivre les visites médicales,
Gérer le stock de fournitures du siège et des centres (fournitures de bureau, toner, produits d’entretiens, produits pharmaceutiques),
Gérer le chrono départ/arrivée de l'UTT, répartir le courrier,
Assister occasionnellement les chefs de centres pour saisir des documents (entretiens professionnels, documents divers)
Vérifier les fiches d'évaluation des agents de l'UTT,
Organiser l'archivage intermédiaire et reverser aux archives départementales si besoin, ,
Gérer les mails transmis dans la boîte à lettres *utt.metz-orne (analyse et transfert aux intéressés),
Assurer la prise de rendez-vous (réunions, entretiens, …) en cohérence avec l’agenda OUTLOOK des participants,
Saisir les heures NAS des AMPSC.

Profil recherché

Disposer de capacité rédactionnelle.
Maîtriser les outils bureautiques courants (word, excel, outlook).
Etre organisé, rigoureux et réactif.
Faire preuve de bienveillance et de discrétion.

Conditions d'emploi

Poste basé à METZ, 17 quai Paul WILTZER;
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour),

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle,
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA),
25 jours de congés + 23 jours RTT (+ 2 jours fractionnement, sous conditions),
Télétravail possible, selon règlementation interne. PC portable à disposition,
Mise à disposition de véhicules de service pour les déplacements professionnels,
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition,
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé,
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale,
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible,
Adhésion gratuite au CNAS (cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr),
Salle de sport à disposition à METZ.

Le département de la moselle recrute