Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.
Au sein de la Direction des Assemblée et rattaché au Chef du Bureau des Assemblées, vous assurez le secrétariat de la Direction ainsi que la gestion administrative, logistique et comptable des formations et des frais de déplacement des Elus.
1/ SECRETARIAT :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction
- Préparer le calendrier annuel des sessions
- Assurer la gestion du personnel de la Direction et des groupes politiques : planning programmation des absences, transmissions et suivi de toutes les demandes ayant trait au personnel, correspondant domaine RH
- Rédiger des notes, courriers
- Centraliser et préparer les dossiers de séances (Conseillers Départementaux, Remplaçants et Jeunes)
- Assurer le suivi du carnet des Elus, annonces Républicains Lorrain et information aux Elus dans le cadre des décès
- Etre le correspondant déclaration d'accident Elus en lien avec la Direction des Marchés et du Conseil Juridique
- Etre le correspondant des associations d'Elus (ACGDL et de AACGx)
2/ GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE :
- Assurer la gestion administratif, logistique et comptable pour la formation des élus : gestion des dossiers de formation (inscription, état de présence, transmission des attestation), réservation de moyens logistiques (salles, restauration, moyens techniques), rédaction de notes, courriers, messages...
- Assurer la gestion administrative et comptable des frais de déplacement des élus
- Etablir les devis, traiter et suivre les bons de commande, confirmer le service fait et assurer le pré-mandatement des factures de la Direction
- Enregistrer les réunions et transférer les dossiers à la sténotypiste
