SECRÉTAIRE H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Placée sous l’autorité du Médecin Chef de Service du Pôle PSMI Santé Publique de Metz Orne, vous assurez les missions suivantes :

assurer le secrétariat du chef du bureau de la promotion de la santé maternelle et infantile (BPSMI) et participer au secrétariat du Médecin Chef de Service,
accueillir renseigner et orienter les usagers sollicitant l’intervention de la PMI.
renseigner et orienter les professionnels de PMI, des autres pôles ainsi que les partenaires,
assurer la gestion des moyens et des ressources du territoire en concertation avec le Médecin Chef de Service et les cadres BPSMI,
participer à la mise en œuvre du travail pluridisciplinaire et transversal au service des usagers,
assurer une partie de la gestion administrative du pôle accueil de la petite enfance en lien avec le Coordinateur Territorial de la Petite Enfance à hauteur d’une centaine de dossiers.

Activités principales

Gérer et co-piloter l'activité du service
- Assurer l'interface entre les autres pôles et les professionnels du territoire,
- Assurer la gestion de premier niveau des situations en fonction de leur nature,
- Gérer les tableaux de bord de l'activité du service.
Assurer le secrétariat du chef du bureau et des médecin cliniciens
- Assurer la traçabilité des courriers entrant en respectant les spécificités liées au secret médical,
- Gérer et orienter les appels téléphoniques,
- Rédiger et diffuser les comptes rendus,
- Archiver les dossiers.
Assurer le secrétariat relatif à la gestion du personnel
- Veiller en lien avec le cadre adjoint le planning des congés, RTT, formations et des remplacements,
- Vérifier et transmettre les diverses demandes administratives des professionnelles du territoire,
- Rédiger les fiches de demande et de propositions de recrutement.
Assurer la gestion de la logistique
- Gérer les demandes de matériel, mobilier, réparations, commandes de produits spécifiques.
Gestion administrative des dossiers des assistants maternels

Profil recherché

Connaître les missions du service, le champ d'intervention des travailleurs médico-sociaux, le rôle des partenaires,
Connaître les techniques d'accueil physique et téléphonique,
Connaître les techniques de gestion des conflits et d'accueil des publics difficiles,
Connaître la réglementation et la procédure concernant l'agrément des assistants maternels et familiaux,
Posséder des qualités d'organisation, de gestion et de discrétion,
Maîtriser les procédures institutionnelles et les circuits des courriers,
Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles,
Savoir gérer des tâches de manière autonome,
Connaître la procédure d'archivage des documents papiers et des documents numériques,
Connaître les règles relatives au traitement des données nominatives, au secret médical et secret professionnel,
Posséder un savoir-être favorisant un accueil de qualité et un travail en équipe pluridisciplinaire et transversal.

Conditions d'emploi

Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
25 jours de congés (+ 2 jours fractionnement, sous conditions) + 23 jours RTT
Télétravail possible, selon règlementation interne. PC portable à disposition.
Mise à disposition de véhicules de service pour les déplacements professionnels
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition
Possibilité de restauration collective,
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
Formation continue tout au long de la vie professionnelle
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible
Adhésion gratuite au CNAS (www.cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)

Salle de sport à disposition à Metz