ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Rattaché à la Direction de l'Aide Sociale à l'Enfance en charge des Evaluations et de la Protection Administrative, au sein de la Direction Enfance et Famille, vous exercez les missions suivantes :

Assurer les missions de secrétariat et d'assistance ainsi que le traitement de dossiers particuliers confiés par la Directrice,
Assurer le suivi et la coordination des informations internes et externes à la direction,
Assurer l'interface avec l'équipe centrale, les équipes des Pôles Evaluation et Protection Administrative et la Cellule de Recueil des informations Préoccupantes,
Effectuer des missions d'assistance et de secrétariat auprès des 2 chargés de mission,
Assurer la gestion administrative du dispositif d'aide à domicile proposée aux familles au titre l'aide sociale à l'enfance,
Participer à la rédaction des notes.

Activités principales

Appui stratégique et organisationnel à la Direction :

Assister la Directrice dans l’organisation quotidienne
Gérer l’agenda, les plannings et les priorités
Préparer les dossiers, notes et supports de travail
Rédiger et mettre en forme courriers et documents dans le respect de la charte graphique du Département
Saisir les rapports dans les outils dédiés
Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs
Assurer le suivi et la distribution des courriers du service

Gestion administrative et RH :

Assurer le suivi des dossiers RH (recrutements, départs, mobilités, retraites)
Mettre à jour les outils de suivi des effectifs et veiller aux échéances contractuelles
Gérer les demandes de formation des agents
Organiser les formations internes et en partenariat (gestion administrative et logistique)

Organisation et logistique :

Organiser et structurer les espaces documentaires et répertoires partagés
Diffuser les informations et coordonner les retours au sein du service
Tenir à jour les plannings (notamment congés)
Gérer les commandes de fournitures
Participer à l’organisation des réunions territoriales des secrétaires

Coordination et communication :

Assurer la circulation de l’information (courriers, notes, parapheurs…)
Favoriser la communication transversale entre services
Mettre en place et suivre des outils de gestion partagés
Élaborer des tableaux de bord et assurer le suivi statistique des activités
Participer au recensement et à l’analyse des données liées aux dispositifs de prévention

Suivi des dispositifs spécifiques :

Assurer le suivi administratif du dispositif AESF :
- Gestion des dossiers et des échéances
- Organisation des commissions
- Rédaction des décisions et suivi des suites
- Saisie dans les logiciels métiers
- Coordination avec les partenaires institutionnels

Appui aux chargés de mission :

Participer à la rédaction de rapports, comptes rendus, notes et courriers et élaboration de procédures et documents techniques

Profil recherché

Connaissances :

Connaissance de la législation sociale et médico-sociale
Connaissance du champ d’intervention des travailleurs sociaux et médico-sociaux
Connaissance des dispositifs de prévention et de protection administrative à domicile
Maîtrise des procédures institutionnelles et circuits de courriers
Connaissance des procédures d’archivage (papier et numérique)

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Maîtrise des logiciels métiers (Solis, Airs Courrier, KDELIB)
Maîtrise des techniques de secrétariat
Maîtrise des outils de visioconférence
Excellentes capacités rédactionnelles
Respect de la charte graphique institutionnelle

Qualités professionnelles :

Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités
Capacité d’anticipation et respect des échéances
Réactivité et adaptabilité aux interlocuteurs et aux situations
Autonomie et sens de l’initiative
Discrétion professionnelle et respect de la déontologie (secret professionnel, obligations statutaires)
Sens du travail en équipe et capacité à transmettre l’information de manière claire

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
25 jours de congés + 23 jours RTT (+ 2 jours fractionnement, sous conditions)
Télétravail possible, selon règlementation interne. PC portable à disposition.
Mise à disposition de véhicules de service pour les déplacements professionnels,
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition,
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
Formation continue tout au long de la vie professionnelle
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible
Adhésion gratuite au CNAS (cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr).

Le département de la moselle recrute