Le département de la moselle recrute

1/ Préfiguration du futur pilotage du service :

• organiser le tuilage avec le Chef de Service en poste jusqu'à son départ,
• s'approprier les activités, les équipes, les outils, les budgets, les marchés publics, les contraintes et les enjeux du service,
• participer progressivement au pilotage du service et à la préparation des arbitrages,
• construire une vision globale du service et de ses interactions avec les directions, les usagers et les partenaires.

2/ Diagnostic et transformation organisationnelle : 

• réaliser un diagnostic des opérations existantes et des modes de fonctionnement des bureaux, 
• identifier les points forts, irritants, risques, redondances et marges d'optimisation, 
• cartographier les processus des accueils, du courrier, de la production graphique et de l'imprimerie, 
• formaliser des processus harmonisés, documentés, pilotables et partagés, 
• proposer une feuille de route de transformation priorisée et soutenable.

3/ Modernisation des accueils et de la relation usagers : 

• structurer et harmoniser les pratiques d'accueil physique, téléphonique et numérique sur les sites messins,
• accompagner le Chef du Bureau des Accueils Centraux dans sa prise de poste et dans la structuration de son activité managériale,
• définir les engagements de service, les procédures, les niveaux de réponse attendus et les indicateurs associés,
• préparer l'inscription des accueils dans une démarche Service Public +, en intégrant les référentiels de qualité applicables, 
• mettre en place des dispositifs de suivi de la satisfaction, de la prise en charge des appels et de l'orientation des usagers, 
• définir les modalités de gestion des situations sensibles, urgentes ou conflictuelles aux accueils. 

4/ Refonte de la chaîne courrier et des flux documentaires : 

• analyser les flux de courrier entrant, sortant et interne, de leur réception à leur traitement, diffusion, conservation et traçabilité, 
• normaliser les pratiques de numérisation, d'indexation, d'affectation et de suivi des courriers, 
• remettre le logiciel métier courrier au cœur du processus, comme outil pivot de suivi, de traçabilité et d'exploitation des indicateurs,
• définir des processus permettant de s'assurer que les courriers entrants sont bien numérisés, informatisés et aiguillés,
• fiabiliser la chaîne des courriers sortants afin de garantir la preuve, la traçabilité et la maîtrise des délais,
• construire les indicateurs de volume, de délai, de qualité, de stock et d'anomalie.

5/ Performance de l'Imprimerie Départementale : 

• maintenir le niveau de qualité, d'exigence et de performance de l'Imprimerie, de la production graphique et du façonnage, 
• s'appuyer sur les chefs de bureau en place, en respectant le travail de modernisation déjà engagé, 
• garantir la continuité de production et la qualité des prestations internes ou externes, 
• identifier les pistes d'optimisation utiles sans fragiliser un fonctionnement opérationnel satisfaisant, 
• veiller à la cohérence entre besoins des directions, capacité de production, délais, coûts et qualité.

6/ Management transversal et accompagnement des équipes : 

• animer fonctionnellement les chefs de bureau et coordonner les travaux transverses du service, 
• fédérer des équipes ayant des cultures professionnelles et des niveaux d'autonomie différents, 
• gérer les résistances au changement en valorisant les expertises existantes, 
• développer une culture commune de service, de qualité, de coopération et de pilotage, 
• animer les réunions de travail, ateliers, points de suivi et instances de coordination. 

7/ Pilotage stratégique, gouvernance et indicateurs : 

• définir les objectifs de transformation, les livrables, les jalons et les indicateurs de réussite, 
• mettre en place une comitologie adaptée : points de tuilage, comités de suivi, revues d'avancement, arbitrâge,
• produire des tableaux de bord lisibles pour la direction et les chefs de bureau, 
• préparer les dossiers, notes, supports de décision et propositions d'arbitrage pour la CODIR, 
• alerter sur les risques, blocages, impacts RH, techniques, budgétaires ou organisationnels. 

8/ Gestion administrative, budgétaire et financière : 

• s'approprier les logiciels budgétaires du service, sur un périmètre global proche de 1 M€, incluant notamment les budgets courrier et imprimerie, 
• participer à l'élaboration du budget, du DOB, des demandes d'arbitrage et du suivi d'exécution, 
• contribuer au suivi des marchés publics, contrats, commandes, renouvellements, consommations et vérifications de service fait, 
• proposer une trajectoire financière durable, compatible avec les objectifs de modernisation et de maîtrise des coûts, 
• identifier les besoins d'outillage et d'investissement pour les accueils, le courrier et les flux documentaires. 

9/ Outils numériques, GRC et transformation digitale : 

• cadrer les besoins métiers relatifs aux outils de courrier, de GED, de suivi des sollicitations et de relation usagers, 
• contribuer aux choix, paramétrages, recettes et plans de déploiement des outils nécessaires à la transformation, 
• préparer les prémisses d'une gestion de la relation usagers multicanale, en articulation avec les outils existants et les orientations de la Direction des Données et de la Transformation Digitale,
• veiller à la qualité des données, aux droits d'accès, à la sécurité, au RGDP et à la confidentialité des informations traitées, 
• accompagner les utilisateurs dans l'appropriation des outils et des nouvelles pratiques.

10/ Relations fonctionnelles, veille et amélioration continue : 

• assurer l'interface avec les directions métiers, la Direction des Systèmes d'information, les prestataires, les éditeurs, les partenaires et les autres collectivités, 
• organiser des benchmarks et retours d'expérience sur les accueils, le courrier, la GRC, la numérisation et Service Public +,
• participer aux échanges inter-collectivités, clubs utilisateurs et démarches de veille, 
• identifier les innovations utiles et les traduire en plans d'action opérationnels, 
• développer une dynamique d'amélioration continue au sein du service