SECRETAIRE ET GESTIONNAIRE DE LA CELLULE APPEL ET ACCUEIL APA/PCH H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Au sein de la Sous-Direction des Prestations, et rattaché au chef de service de l'accueil familial et du suivi des prestations, vous assurez les missions suivantes :

mi-temps au secrétariat :

Assurer les tâches de secrétariat du Chef de Service

mi-temps à la Cellule d’Appel et d’Accueil :

Assurer un accueil personnalisé du public téléphonique ou physique
Gérer les dossiers, les documents et les informations reçues au sein de la cellule
Suivre et mettre à jour des statistiques de la cellule d'appel
Participer à des opérations de communication à destination du grand public sur des thèmes propres au maintien à domicile ou à des groupes de travail transversaux (maison départementale de l’autonomie, comité de suivi de la charte qualité)

Activités principales

Secrétariat :

Saisir et mettre en forme de documents (courriers, rapports, compte-tendus, tableaux…)
Assister à des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
Réception, traiter et diffuser les informations reçues par courrier, mail, téléphone
Formaliser et suivre les demandes de moyens matériels
Créer des outils et des supports méthodologiques
Réaliser des statistiques mensuelles d'activité du service

Cellule d’Appel et d’Accueil :

Comprendre la demande d'information de l'interlocuteur, reformuler et y répondre de manière précise tout en y intégrant les données actualisées des autres entités du service, réorienter si besoin
Transmettre la demande au référent chargé des procédures d'urgence ou au chef de service (ou chef de bureau) pour les dossiers complexes ou sensibles
Vérifier la complétude des dossiers au premier niveau en lien avec la Gestion Electronique de Documents

Gestion des dossiers, documents et informations reçus au sein de la cellule

Recueillir les informations essentielles, les synthétiser, rédiger sous forme de fiche de liaison. Les transmettre au bon interlocuteur au sein du service ou au travailleur social ou à un autre service
Recueillir les besoins exprimés par les familles et les transmettre à la hiérarchie

Contribution à la création de supports d'informations pour les bénéficiaires PA et PH

Assurer une veille sur les évolutions de réglementation, procédures… relatives au public visé
Rechercher des documents sur les informations nécessaires au public pris en compte (exonérations fiscales, impôts…)
Rédiger des fiches sur certains thèmes en lien avec l'APA, la PCH et l’aide sociale

Suivi et mise à jour des statistiques de la cellule d'appel

Profil recherché

Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, outlook) et posséder des aptitudes à l'utilisation des logiciels et outils métier dédiés
Posséder d'excellentes qualités relationnelles, savoir reformuler (identifier les points clés d'une demande)
Etre capable de gérer un public difficile ou fragilisé
Savoir cibler les demandes nécessitant une prise en charge rapide, identifier la priorité d'une information reçue et la transmettre
Posséder des connaissances en matière de législation APA domicile/établissement et PCH, de l'aide sociale, législation PA-PH
Etre capable de chercher l'information, la synthétiser et la mettre en forme
Faire preuve de rigueur, capacité d'analyse de données et sens de l'organisation
Avoir le sens de la discrétion

Conditions d'emploi

Résidence administrative à Metz
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
25 jours de congés (+ 2 jours fractionnement, sous conditions) + 23 jours de RTT
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition
Possibilité de restauration collective,
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
Formation continue tout au long de la vie professionnelle
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible
Adhésion gratuite au CNAS (www.cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)

Le département de la moselle recrute