Le département de la moselle recrute

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ASSISTANT DE DIRECTION H/F

Réf. 17/07112024-1329
Référence SIRH 17
Type d'offre Emploi permanent
Localisation METZ
Entité DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DU LIEN SOCIAL
Sous-entité DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DU LIEN SOCIAL
Catégorie B ; C
Filière Administrative
Grade Rédacteur principal de 1e classe ; Rédacteur principal de 2e classe ; Rédacteur ; Adjoint administratif principal de 1e classe ; Adjoint administratif principal de 2e classe ; Adjoint administratif
Date prévisionnelle d'embauche Au plus tôt
NBI Oui
Nombre de points 10

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Au sein de la DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DU LIEN SOCIAL, vous assistez le Directeur Général Adjoint et le Directeur des Ressources Humaines dans leur organisation quotidienne et avez un rôle de coordination administrative pour la Direction Générale Adjointe.

A ce titre, vous assurez :

  • la gestion de l'agenda du Directeur Général Adjoint (DGA)
  • la préparation des dossiers de rendez-vous du DGA
  • l'accueil physique et téléphonique 
  • la transmission et le suivi des demandes du personnel
  • la circulation des informations

Activités principales

1/ Assurer l'accueil physique et téléphonique : accueillir, renseigner, orienter

2/ Assurer l'assistance administrative du DGA : 

  • Assurer le bon déroulement des rendez-vous par l'organisation et la gestion de l'agenda
  • Préparer les dossiers pour les rendez-vous du DGA
  • Suivre l'évolution et les échéances des dossiers

 3/ Assurer la coordination administrative de la Direction Générale Adjointe : 

  • Assurer et coordonner la circulation des informations (être le relais entre les services et le DGA)
  • Garantir la transmission et le suivi des mails au quotidien
  • Traiter le courrier entrant papier
  • Traiter les parapheurs (vérification sur le fond et la forme, enregistrement et suivi du circuit de signature)
  • Rédiger des notes et courriers courants
  • Assurer la transmission et le suivi de toutes les demandes ayant trait au personnel de la DRHLS

 4/ Autres activités : 

  • Valider les demandes de réservation des salles de réunion
  • Préparer, gérer et ranger les commandes de fournitures, consommables informatiques
  • Faire les demandes de travaux ou toute autre intervention matériel ou bureautique (C2S)

Profil recherché

  • BAC +2 (diplôme secrétariat / BTS assistant manager) avec expérience sur poste similaire
  • Maîtriser les techniques de secrétariat et d'utilisation des outils bureautiques (word, excel, powerpoint)
  • Posséder des qualités relationnelles
  • Savoir organiser et prioriser son travail
  • Posséder des connaissances générales du fonctionnement et des compétences des services de la collectivité
  • Posséder des qualités rédactionnelles

Conditions d'emploi

  • Résidence administrative du poste : METZ (Préfecture)
  • Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)

Avantages et moyens mis à disposition

  • Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
  • Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
  • 25 jours de congés (+ 2 jours fractionnement, sous conditions) + 23 jours de RTT
  • Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition
  • Possibilité de restauration collective 
  • Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
  • Formation continue tout au long de la vie professionnelle
  • Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
  • Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible
  • Adhésion gratuite au CNAS (www.cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)
  • Salle de sport à disposition à METZ
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