SECRETAIRE DE TERRITOIRE A METZ H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Rattaché au Délégué Territorial, vous assurez le secrétariat du Délégué de Territoire et de son adjoint le cas échéant , le suivi des dossiers particuliers, la coordination organisationnelle et logistique entre les services et la Délégation Territoriale, la gestion et le suivi RH de l'ensemble des agents du territoire en lien avec les Chefs de Pôles du territoire.

Vous contribuez à la mise en œuvre du travail pluridisciplinaire et transversal au service des usagers. Vous participez également à l'organisation et la coordination des informations internes et externes.

Vous participez exceptionnellement à des remplacements pour assurer la continuité de l'accueil du public au Centre Moselle Solidarités sous l'autorité fonctionnelle du Délégué Territorial.

Activités principales

Assister le Délégué de Territoire et son adjoint :

Gérer l'agenda et mails
Assurer la mise en forme des courriers et documents en respectant la charte graphique du Département
Filtrer les appels, orienter les personnes
Préparer les dossiers et les notes, saisir les rapports
Participer à des réunions et rédiger des comptes-rendus
Saisir les rapports dans le logiciel dédié

Organiser le secrétariat de la Délégation de Territoire avec les secrétariats des différents pôles :

Proposer, mettre en place et suivre les outils de secrétariat
Assurer la diffusion des informations, collecter et coordonner les retours d'information au sein de la Délégation Territoriale
Tenir à jour le planning des congés du personnel mobile (secrétaires) et du Bus France Services
Gérer les dossiers des agents : formation, arrêt travail ....
Suivre les courriers de la Délégation Territoriale entrants et sortants
Organiser les entretiens de recrutement
Participer à l'animation de l'espace collaboratif du Territoire.

Assurer la coordination organisationnelle et logistique :

Etre le relais entre les services de la Direction de la Solidarité et la Délégation Territoriale
Etre le relais entre tous les agents du territoire et la Délégation Territoriale
Gérer les demandes liées aux sites du territoire et la logistique : déménagement, locaux, voitures de service, parking
Contribuer à la préparation, actions/évènements en lien avec les services du Département
Gérer les formations transversales, assurer une communication transversale
Organiser, planifier, modifier les immersions des agents d'accueil au sein des pôles
Gérer le blog du territoire
Gérer la ludothèque du territoire
Gérer administrativement le budget territorial relatif aux actions transversales, aux actions collectives, aux diverses manifestations...

Assurer la gestion des dossiers Ressources Humaines du territoire :

Etre en lien avec le référent RH de la Direction de la Solidarité et des Directions concernées
Mettre à jour le tableau RH du territoire et transmettre au référent RH de la Direction de la Solidarité le tableau de suivi des absences
Suivre le plan de formation des agents sous la responsabilité hiérarchique du Délégué de Territoire en lien avec le référent formation
Gestion RH des agents du territoire et agents du site
Participer à la mise en œuvre des règles de santé et sécurité au travail en collaboration avec le Conseiller de Prévention

Profil recherché

Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et posséder des aptitudes à l'utilisation de logiciels spécifiques, les techniques de secrétariat et la charte graphique du Département
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles, dont la maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Posséder des qualités d'organisation, de gestion et de discrétion, un esprit d'initiative et de rigueur
Avoir le sens du travail en équipe et transmettre l'information de manière claire
Avoir un savoir-être favorisant un accueil de qualité et un travail en équipe pluridisciplinaire et transversal

Conditions d'emploi

Résidence administrative à METZ
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
25 jours de congés + 23 jours RTT (+ 2 jours fractionnement, sous conditions)
Télétravail possible, selon règlementation interne. PC portable à disposition
Mise à disposition de véhicules de service pour les déplacements professionnels
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition
Tickets restaurant sous conditions
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
Formation continue tout au long de la vie professionnelle
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible
Adhésion gratuite au CNAS (cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)

Le département de la moselle recrute