SECRÉTAIRE A WOIPPY H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Rattaché au chef de l’Unité Technique Spécialisée, l'agent est chargé de réaliser les missions du secrétariat de l’U.T.S

Activités principales

Assurer l’accueil physique et téléphonique ;

Suivre les courriers et mails de l’U.T.S. :

Suivre les courriers par voie postale « chrono » de l’U.T.S. « entrants » et « sortants » ainsi que les « AIRS Courrier » (mode dématérialisé),
Gérer la boîte mail *UTS,
Effectuer la ventilation des courriers et mails de l’U.T.S. ;

Gérer les dossiers des agents de l’U.T.S. :

Suivre les différentes « absences » des agents de l’U.T.S. sur Y, Trust et Chronotime,
Gérer les feuilles d’arrêt maladie et accident du travail : réception, signalement et envoi auprès de D.R.H.L.S., échéances, classement,
Réceptionner et vérifier les demandes de remboursement des frais de déplacements et I.S.H. des agents avant mise à la signature du responsable de l’U.T.S. ;

Suivre le plan de formation de l'U.T.S. :

Assurer le rôle de correspondant « formation » de l’U.T.S. en collaboration avec le responsable du suivi de la maintenance des bâtiments,
Suivre le plan de formation des agents de l’U.T.S.;

Organiser les visites médicales :

Suivre les visites médicales pour le renouvellement du permis poids lourd des agents
Assurer le contact avec les secrétariats de la médecine du travail,
Prendre les rendez-vous des agents;

Saisir les indicateurs mensuels de l’U.T.S. :

Frais de déplacement,
Frais de carburant,
Frais de péage ;

Suivre administrativement la flotte des véhicules de la D.R.M. :

Gérer les cartes de carburant, les cartes grises et les cartes des péages,
Déclarer la taxe à l’essieu auprès du service des Douanes,
Préparer les dossiers d’aliénation des matériels,
Suivre les assurances des véhicules de la D.R.M. :
Gérer les dossiers de sinistre des véhicules en liaison avec le Service de la Gestion Budgétaire et Juridique et le Bureau des Assurances,
Former les agents à la rédaction des constats amiables,

Assister les responsables de l’U.T.S. dans la rédaction des entretiens professionnels et la saisie de documents administratifs ;

Gérer le stock et passer les commandes des fournitures de bureau pour l’ensemble de l’U.T.S.

Profil recherché

Disposer de capacité rédactionnelle.
S'approprier les procédures administratives départementales, notamment la charte administrative.
Maîtriser les outils bureautiques courants (word, excel, outlook).
Appliquer les procédures de traitement du courrier.
Etre organisé et polyvalent.
Faire preuve de rigueur, de disponibilité et de discrétion.

Conditions d'emploi

Poste basé à WOIPPY rue de la gare;
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour),

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle,
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA),
25 jours de congés + 23 jours RTT (+ 2 jours fractionnement, sous conditions),
Télétravail possible, selon règlementation interne. PC portable à disposition,
Mise à disposition de véhicules de service pour les déplacements professionnels,
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition,
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé,
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale,
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible,
Adhésion gratuite au CNAS (cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr),
Salle de sport à disposition à METZ.

Le département de la moselle recrute