ASSISTANT DE TERRITOIRE A YUTZ H/F

Contexte

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Missions

Rattaché au Délégué Territorial, vous assurez le secrétariat du Délégué Territorial, le suivi des dossiers particuliers, la coordination organisationnelle des ressources humaines, matérielles, budgétaires et logistiques entre les services du Département et la Délégation Territoriale. Vous assurez le suivi centralisé des demandes RH de l'ensemble des agents du territoire en lien avec les Chefs de Pôles du territoire, la gestion et le suivi RH des agents en lien hiérarchique avec le Délégué Territorial.

Vous contribuez à la mise en œuvre du travail pluridisciplinaire et transversal au service des personnes. Vous participez également à l'organisation et la coordination des informations internes et externes.

Vous êtes l'interface entre le Délégué Territorial et ses interlocuteurs (élus, partenaires).

Activités principales

Assister le Délégué de Territoire :

Gestion de l'agenda
Assurer la mise en forme des courriers et documents en respectant la charte graphique du Département
Filtrer les appels, orienter les personnes
Préparer les dossiers et les notes, saisir les rapports dans le logiciel dédié
Participer à des réunions et rédiger des comptes-rendus
Saisir les rapports dans le logiciel dédié
Suivi du budget de la Délégation Territoriale

Organiser le secrétariat de la Délégation de Territoire :

Proposer, mettre en place et suivre les outils de secrétariat
Assurer la diffusion des informations, collecter et coordonner les retours d'information au sein de la Délégation Territoriale
Tenir à jour le planning des congés du personnel mobile (secrétaires)
Participer à l'accueil des nouveaux arrivants
Suivre les courriers de la Délégation Territoriale entrants et sortants
Mettre en place et animer des réunions des secrétaires du territoire tous pôles confondus
Participer à l'animation de l'espace collaboratif du Territoire.

Assurer la coordination organisationnelle et logistique :

Etre le relais entre les services de la Direction de la Solidarité et la Délégation Territoriale
Créer et mettre en place des outils de suivi, partagés entre les différents pôles du Territoire
Gérer les demandes liées aux sites du territoire et la logistique : déménagement, locaux, voitures de service, parking
Participer à la mise en place des projets immobiliers du Territoire
Contribuer à la préparation, actions/évènements en lien avec les services du Département
Coordonner l'organisation logistique au sein des Centres Moselle Solidarités
Assurer la communication transversale

Assurer la gestion des dossiers Ressources Humaines du territoire :

Assurer la gestion des dossiers RH des agents placés sous l'autorité hiérarchique de la Délégué Territoriale
Assurer le suivi centralisé et la transmission des demandes RH des pôles du Territoire
Etre en lien systématique avec le référent RH de la Direction de la Solidarité et des sous-directions concernés
Assurer la gestion du planning des secrétaires médico-sociales mobiles en élaborant et en renseignant des plannings et outils de suivi des titulaires mobiles en lien avec les besoins des pôles
Assurer le suivi des demandes de participation aux colloques, séminaires
Assurer le suivi du plan de formation des agents sous la responsabilité hiérarchique du Délégué Territoriale en lien avec le correspondant formation
Assurer un suivi de l'activité d'accueil de stagiaires sur les pôles et dans les Centre Moselle Solidarités
Mettre à jour la liste des agents du Territoire, dans l'ensemble des outils de pilotage et annuaires
Participer à la mise en œuvre des règles de santé et de sécurité au travail, en collaboration avec les acteurs PRAP

Profil recherché

Connaître la législation sociale et médico-sociale ainsi que le champ d'intervention des travailleurs sociaux, médico-sociaux du Département et autres institutions
Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et posséder des aptitudes à l'utilisation de logiciels spécifiques, les techniques de secrétariat et la charte graphique du Département
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles, dont la maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Posséder des qualités d'organisation, de gestion et de discrétion, un esprit d'initiative et de rigueur
Capacités de réactivité et d'adaptation aux interlocuteurs et aux activités afin de suivre l'avancement des projets et travaux en cours de la Délégué Territoriale
Avoir le sens du travail en équipe et transmettre l'information de manière claire
Avoir un savoir-être favorisant un accueil de qualité et un travail en équipe pluridisciplinaire et transversal

Conditions d'emploi

Résidence administrative à YUTZ
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)

Avantages et moyens mis à disposition

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
25 jours de congés + 23 jours RTT (+ 2 jours fractionnement, sous conditions)
Télétravail possible, selon règlementation interne. PC portable à disposition
Mise à disposition de véhicules de service pour les déplacements professionnels
Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition
Tickets restaurant sous conditions
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
Formation continue tout au long de la vie professionnelle
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible
Adhésion gratuite au CNAS (cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)

Le département de la moselle recrute